Majoritatea dintre noi pierdem cel putin doua ore din programul zilnic de serviciu doar pentru ca nu ne organizam bine activitatea la birou, afirma analistii. Managementul timpului este o disciplina obligatorie pentru cei care vor atinga maxima eficienta in ceea ce fac. Exista 4 surse care genereaza timpi neproductivi la locul de munca si care afecteaza eficienta noastra, potrivit lui Bogdan Pode, program development consultant si senior trainer la Human Invest:
1. Sistemul in care ne desfasuram activitatea – proceduri greoaie, birocratie, procese neoptimizate de lucru.
2. Colegii – informatii incomplete, cereri de ajutor sau implicare in activitati care nu tin de obiectivele noastre individuale, depasirea unor termene limita de care depinde proiectul tau, sarcini realizate superficial, fuga de responsabilitate
3. seful – sedinte interminabile sau in care nu se justifica prezenta ta, alocare insuficienta de resurse, lipsa de claritate in obiective
4. Noi insine – obiceiuri neproductive, tendinta de a amâna, dificultati in delegarea sarcinilor, browsing-ul pe internet, dezordinea in materiale sau pe birou
Reguli de time management
1. Sa nu cazi in capcana “urgentelor” si sa distingi intre lucruri urgente si lucruri importante. “Urgentele” sunt lucruri care nu sufera amânare in ochii colegilor nostri sau chiar pentru noi, dar care nu sunt foarte importante. “Primul lucru pe care ar trebui sa-l facem este deosebirea dintre si . Daca am trece fiecare problema sau sarcina prin acest filtru, am constata curând ca multe urgente nu sunt si cu adevarat importante, deci sufera amânare. in acelasi timp, acele probleme cu adevarat importante nu ar mai fi ignorate din cauza faptului ca nu au atasata eticheta ”, explica Alis Lupu. Potrivit consultantului Achieve Global, importante sunt acele sarcini cu impact mare in obiectivele jobului, departamentului sau organizatiei in care lucrezi.
2. Sa nu-ti intrerupi activitatea la fiecare 5 minute din cauza mailului. Intreruperea programului de munca la fiecare notificare de mail nou duce la risipa de timp si de concentrare, spun specialistii in time management. Ideal ar fi sa verificam mail-ul cam de 3-4 ori pe zi . “Este recomandabil, contrar obiceiurilor, sa nu deschidem casuta postala imediat cum ajungem la birou, ci abia dupa ce am terminat task-urile importante, ramase din ziua precedenta. Sa nu lasam niciodata mail-uri in inbox, ci sa le grupam in functie de prioritate, daca nu avem timp sa le rezolvam atunci sau in functie de orice element care ne ajuta sa ne organizam mai bine”, recomanda seful Vision Consulting.
Alis Lupu spune ca trebuie sa ne stabilim anumite momente sau intervale ale zilei pentru verificarea mailului si pentru corespondenta. “De multe ori intreruperile apar pentru ca exista un obicei in a ne verifica permanent mailul. La unii oameni a devenit un gest aproape compulsiv.”, explica senior trainerul Achieve Global. Potrivit acesteia, trebuie sa constientizam ca mailul este un mijloc de comunicare care, prin definitie, presupune un timp de raspuns. Cei care doresc solutii imediate ne pot suna, insa cei care ne trimit mail ar trebui sa inteleaga ca nu le putem raspunde pe loc
3. Sa ne respectam pauzele pentru aerisirea mintii. Ideal ar fi ca la fiecare 50 de minute sa luam o pauza de 10 minute, spun consultantii, pentru a ne putea pastra concentrarea pe tot parcursul zilei. “Pauzele nu inseamna neaparat ca plec din birou sau fumez. Putem face orice activitate care ne relaxeaza – câteva miscari fizice, exercitii de relaxare sau sa citim o revista. Important este sa ne dezlipim de calculator”, explica Stavre Geanini.
4. Când incepi o actiune, mergi cu ea pâna la final. Nu lasa pe mâine ce poti face azi, continuitatea actiunilor este extrem de importanta in organizare, spun specialistii in time management.
5. Nu pastra pe birou, in sertare sau in agenda lucruri de care nu ai nevoie. Acestea vor ingreuna accesul la lucrurile cu adevarat importante.
