Daca esti directorul unei companii, in primul rand trebuie sa ai grija cum comunici cu cei din jur, indiferent de modalitatea pe care o alegi (verbal sau in scris). Managerul comunica in scris atunci cand transmite subordonatilor, sefilor si colaboratorilor note interne, indicatii, decizii, rapoarte de lucru, planuri, memorii. Comunicarea scrisa este adecvata… in special atunci cand doresti sa transmiti informatii identice unui numar mare de persoane sau pur si simplu, cand situatiile impun inregistrarea informatiilor comunicate.
De obicei, forma scrisa a comunicarii este indicata pentru ca permite alegerea atenta a cuvintelor si, totodata, ofera timp pentru gandire si argumentare. Mai este apreciata pentru ca asigura claritate si concizie, fiind, in acelasi timp, o dovada imbatabila pentru cel care vrea sa demonstreze un fapt, o realitate. De asemenea, comunicarea scrisa te scuteste de prezenta un numar ridicat de persoane.
Din pacate, si nu credem ca este cazul firmei in care lucrezi, exista o multime de grupuri de munca in care domina mitul hartiei, ceea ce face ca aceasta forma de comunicare sa fie extrem de scumpa.
Numeroase studii arata ca circa 75% din documentele care circula intr-o firma sunt adresate unei singure persoane si doar 10-15% vizeaza doua persoane. Totusi, pentru transmiterea rapoartelor, nu putem evita comunicarea scrisa.
Astfel, pentru a intocmi un raport corect, tine cont de unele recomandari. Inainte de a transmite un act (document), citeste orice ai scris si noteaza schimbarile care trebuie facute, imbunatatind linia raportului. Nu amesteca numerele scrise sub forma de cifre cu cele scrise sub forma de cuvinte. Trebuie sa mai stii faptul ca graficele sunt mai sugestive decat textul, deci pot fi utilizate cat mai des. Un alt aspect esential: foloseste propozitii simple si cuvinte scurte si evita repetarea textului. Inainte de a-l finaliza, da raportul unor colaboratori pentru a-l citi si face observatii.
In cazul in care vrei sa transmiti emotii, sentimente si vrei sa fii mai convingator, nu face apel la comunicarea scrisa pentru ca este depersonalizata, rece si are un caracter puternic formalizat.
Nicoleta Margineanu
[email protected]
