90% din companii au votat pentru arhivare electronica

Noua din zece companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate. Cel putin acesta este rezultatul unui studiu realizat de firma Terradox Solutions, care pune la dispozitie solutii de procesare a datelor si documentelor. In fond, capacitatea de a utiliza informatia potrivita la momentul... potrivit reprezinta o premisa a succesului in afaceri. Cu siguranta nu vom fi eficienti la firma daca zilnic cautam informatiile dorite in stive nesfarsite de documente. Pe de alta parte, documentele in format fizic necesita un spatiu suplimentar de depozitare si, totodata, mai exista posibilitatea ca acestea sa se uzeze.

Aproape jumatate din companiile respondente sustin ca regasirea unui singur document stocat in acest fel, necesita un interval de timp de mai mult de cateva minute. Devine important sa punctam faptul ca folosind solutii de content/document management regasirea informatiei dorite presupune un interval de timp de ordinul secundelor. Potrivit aceluiasi studiu, aproape 78% din esantionul supus studiului este nevoit sa pastreze documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfasoara activitatea.

Studiul mai dezvaluie faptul ca, in prezent, 3 din 4 companii lucreaza in egala masura atat cu documente fizice cat si electronice, in timp ce una din cinci companii utilizeaza in principal documente fizice. Un procent de doar 6% din companiile incluse in analiza folosesc cu precadere documente electronice. Perceptia pozitiva a jucatorilor din piata asupra avantajelor oferite de arhiva electronica este evidenta, daca luam in considerare procentul foarte redus, de numai 3,5% al celor care considera complet inutila conversia documentelor fizice in documente electronice. Studiul a fost realizat pe un esantion de 380 de companii romanesti, din diferite sectoare de activitate, a caror cifra de afaceri depaseste 1 milion Euro. In ceea ce priveste reprezentativitatea sondajului, aceasta a fost asigurata la nivel national, intr-o marja de eroare de plus sau minus 5 procente.

Nicoleta Margineanu
[email protected]